3. BÖLÜM
Dernek Organları – Toplanma zamanları – Görev ve Yetkileri – Seçilme Yöntemleri
Dernek Organları
Madde 8- Derneğin organları aşağıda gösterilmiştir.
- Genel Kurul
- Yönetim Kurulu
- Denetim Kurulu
Dernek Genel Kurulunun Oluşumu – Toplanma Zamanı, Çağrı ve Toplantı Usulü
Madde 9- Genel kurul, derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerden oluşur.
Olağan genel kurul, her yıl Mart ayı içerisinde, yönetim kurulunca belirlenecek gün yer ve saatte toplanır.
Olağanüstü genel kurul, Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır.
Genel kurul toplantıya yönetim kurulunca çağrılır.
Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir.
Çağrı Usulü
Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az onbeş gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağırılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması halinde yapılacak ikinci toplantının hangi gün yapılacağı da belirtilir. İki toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebi dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara uygun olarak yeniden çağrılır.
Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.
Toplantı Yeri ve Toplantı Yeter sayısı
Genel kurul toplantıları, dernek merkezinin bulunduğu yerde veya yönetim kurulu tarafından saptanarak üyelere duyurulan yerde yapılır. Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katkından az olamaz.
Toplantı Usulü
Madde 10- Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.
Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.
Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.
Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve üye listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.
Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.
Genel Kurulun Oy kullanma ve Karar Alma Usul ve Şekilleri
Madde 11- Genel kurulda, yönetim ve denetim kurulu üyelerin seçimleri genel kurulun alacağı karara göre gizli ya da açık oylama ile yapılabilir. Diğer konulardaki kararlar ise aksine karar alınmamışsa açık olarak oylanır.
Seçimlerin gizli oyla yapılmasına karar verilmesi halinde oylar, toplantı başkanı tarafından mühürlenmiş kağıtların veya oy pusulalarının üyeler tarafından gereği yapıldıktan sonra içi boş bir kaba atılması ile toplanan ve oy vermenin bitiminden sonra açık dökümü yapılarak belirlenen oylardır.
Açık oylamada, genel kurul başkanının belirteceği yöntem uygulanır.
Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Şu kadar ki, tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir.
Genel Kurulun Görev ve Yetkileri
Madde 12- Aşağıda yazılı hususlar genel kurulca görüşülüp karara bağlanır.
Dernek organlarının seçilmesi,
Dernek tüzüğünün değiştirilmesi,
Yönetim, denetim kurulları raporlarının görüşülmesi ve yönetim kurulunun ibrası,
Yönetim kurulunca hazırlanan bütçenin görüşülüp aynen veya değiştirilerek kabul edilmesi,
Dernek için gerekli olan taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda yönetim kuruluna yetki verilmesi,
Yönetim kurulunca dernek çalışmaları ile ilgili olarak hazırlanacak yönetmelikleri inceleyip aynen veya değiştirilerek onaylanması,
Dernek yönetim, denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar ile dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarlarının tespit edilmesi,
Derneğin federasyona katılması ve ayrılmasının kararlaştırılması ve bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,
Derneğin uluslar arası faaliyette bulunması, yurtdışındaki dernek ve kuruluşlara üye olarak katılması veya ayrılması,
Derneğin fesih edilmesi,
Yönetim kurulunca teklif edilen diğer önerileri incelenip karara bağlanması
Dernek Şubelerinin açılması veya kapanma kararının verilmesi
Genel kurul, derneğin en yetkili organı olarak derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri görür ve yetkileri kullanır.
Genel kurul, derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.
Yönetim Kurulunun Oluşumu
Madde 13- Yönetim kurulu bir yıllığına beş (5) asıl ve beş (5) yedek üye olarak genel kurulca seçilir.
Yönetim kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında bir kararla görev bölüşümü yaparak Başkan, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter, Sayman, Basın Sorumlusunu belirler.
Yönetim kurulu, gerek gördüğü zaman ve sıklıkta toplanır. Başkanın çağrısıyla da her zaman toplanabilir. Yönetim Kurulu, üye tamsayısının yarısından bir fazlasının hazır bulunması ile toplanır. Kararlar, toplantıya katılan üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır
Yönetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden boşalma olduğu taktirde yedek üyelerin göreve çağrılması zorunludur. Mazeretsiz olarak üç (3) toplantıya gelmeyen üyenin üyeliği düşer, yerine yedek üyelerden birisi getirilir.
Yönetim kurulunun görev ve yetkileri:
Madde 14- Yönetim kurulu aşağıdaki hususları yerine getirir.
- Derneği temsil etmek veya bu hususta kendi üyelerinden birine veya bir üçüncü kişiye yetki vermek,
- Gelir ve gider hesaplarına ilişkin işlemleri yapmak ve gelecek döneme ait bütçeyi hazırlayarak genel kurula sunmak,
- Derneğin çalışmaları ile ilgili yönetmelikleri hazırlayarak genel kurul onayına sunmak,
- Genel kurulun verdiği yetki ile taşınır ve taşınmaz mal satın almak, derneğe ait taşınır ve taşınmaz malları satmak, bina veya tesis inşa ettirmek, kira sözleşmesi yapmak, dernek lehine rehin ipotek veya ayni haklar tesis ettirmek,
- Gereli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak,
- Genel kurulda alınan kararları uygulamak,
- Her faaliyet yılı sonunda derneğin işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu ile yönetim kurulu çalışmalarını açıklayan raporunu düzenlemek, toplandığında genel kurula sunmak,
- Bütçenin uygulanmasını sağlamak,
- Derneğe üye alınması veya üyelikten çıkarılma hususlarında karar vermek,
- Derneğin amacını gerçekleştirmek için yetkisi dahilinde her çeşit kararı almak ve uygulamak,
- Derneğe gerekmesi durumda personel almak.
- Yönetim ve hizmet konuları doğrultusunda görev yapacak komiteler kurmak ve raporları hakkında gereken kararları almak,
- Derneğe ait kayıt ve defterleri tutmak ve muhafaza etmek,
- Genel kurulca Şube açılmasına karar verildiği taktirde gerekli yasal işlemleri yapmak.
- Üyelerin sosyal durumlarıyla ilgili kamp, lokal, vb. mahalleri tesis etmek, bunların işlemesini ve/veya işletilmesini sağlamak,
- Mevzuatın kendisine verdiği diğer görevleri yapmak ve yetkileri kullanmak,
Yönetim kurulu üyelerinin görevleri:
Madde 15- Başkan: Derneği yurtiçinde ve yurtdışında temsil eder. Yönetim kurulu kararlarını uygulatır. Kurulun toplantılarına başkanlık eder. Derneği borçlu ve alacaklı duruma getiren belgeleri sayman ile beraber inceler ve onaylar.
Başkan Yardımcısı: Başkan bulunmadığı zaman veya başkanın gerek gördüğü durumlarda başkanın görevlerini yürütür.
Genel sekreter: İç ve dış yazışmaları düzenler. Yönetim kurulu gündemlerini hazırlar, gerekli defterlerin ve kararların yazılma ve bildirimlerini sağlar. Çalışma gruplarının faaliyetlerini kontrol eder.
Sayman: Harcamaların ve gelirlerin düzenli olarak izlenmelerinden ve değerli belgelerin saklanmasından sorumludur.
Basın ve Sosyal Medya Sorumlusu: Dernek etkinliklerinin basın yayın kuruluşlarında ve sosyal medyada yer almasını sağlayıcı çalışmalar yapar. Tanıtım çalışmalarını yürütür.
Çalışma grupları:
Madde 16- Yönetim Kurulu kararı ile dernek organlarında görev yapanlar ve dernek üyeleri arasından amaç ve hizmet konularında Yönetim Kurulu’na yardımcı olmak üzere, geçici ya da sürekli olarak en az üç (3) kişiden oluşan yönetim ve hizmet komiteleri kurulabilir.
Yönetim ve hizmet komiteleri, Yönetim Kurulunun karar almasına yardımcı olabilecek etüt, araştırma ve incelemeleri yapmak, önerilerde bulunmak ve gereğinde uygulamalarını yapmakla da görevli ve yetkilidirler.
Denetim Kurulunun Oluşumu.
Madde 17- Denetim kurulu bir yıllığına üç (3) asıl, (3)üçyedek üye olarak genel kurulca seçilir. Kendi aralarından bir başkan seçerler.
Denetim kurulu asıl üyeliğinde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde yedek üyelerin göreve çağrılması zorunludur.
Denetim Kurulunun Görev ve Yetkileri
Madde 18- Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtlarım mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığına, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna, toplandığında da genel kurula sunar. Gerektiğinde genel kurulu toplantıya çağırır.